Le vaste mouvement de dématérialisation des documents comptable engendre par lui-même la question du respect des prescriptions fiscales en matière de conservation et de restitution de ces documents en cas contrôle fiscal. Les règles fiscales relatives à l'archivage électronique sont très strictes et il convient notamment de s'assurer que la restitution des documents est possible et sous un format conforme, que la société archive elle-même les documents ou qu'elle fasse appel à un tiers.
Objectifs pédagogiques
Programme de la formation
Engagement
Identifier les documents pouvant faire l'objet d'un archivage électronique
Les documents comptables, juridiques, fiscaux, commerciaux…Les originaux sur support papier ou sur support dématérialiséDéfinir l'archivage électronique selon la norme AFNOR
Les solutions techniques d'archivageLes acteurs en présenceRespecter les contraintes spécifiques liées au mode électronique de l'archivage
Les procédures, formalités et normes à respecterLes conditions requises pour qu'un document devienne un original numérique valableLes supports d'archivage utilisables et la notion de média non réinscriptibleLes formats d'archivage : spécifications techniques requisesLe contrôle de la CNIL sur les données nominatives archivées par l'entrepriseVérifier la conformité des conditions de conservation et de restitution des documents dématérialisés
Les normes techniques à respecter (ISO, AFNOR…)Les contraintes spécifiques aux factures papier numériséesLes originaux papier : peut-on les détruire ?L'accès aux données archivées : par qui, pourquoi, comment ?Archiver où et combien de temps
La durée propre aux documents en questionLes exigences particulières au mode d'archivage électroniqueLa destruction des données archivées à l'issue de la période de conservation : obligation ou faculté ? La preuve de la destructionPeut-on archiver à l'étranger ?Archiver soi-même ou recourir à un tiers
L'archivage interne : l'audit à mettre en placeL'archivage externe et le recours à des entrepôts de données (datawarehouse) : les précautions à prendreL'externalisation de la fonction : qu'exiger du prestataire ? Comment rédiger le cahier des charges ?Tester l'adéquation de son système d'archivage électronique avec les exigences prévues en cas de Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI)
Les données élémentaires et les traitements informatiques à archiverLes contraintes particulières de restitution des données et documents archivésL'obligation de fournir le « Fichier des Écritures Comptables » (FEC) :formats de restitution autorisésdépôt sur la plateforme dédiée de l'Administration fiscaleTransfert
Les points forts
Formation animée par un avocat fiscaliste, spécialiste des techniques informatiques
Retours d'expériences de l'intervenant
À qui s’adresse cette formation ?
Responsables fiscaux, comptables et juridiques - DSI - Responsables de la tenue des systèmes d'information - Avocats - Experts-comptables
Pré-requis
Être impliqué dans un projet d'archivage électronique.
Moyens pédagogiques
Satisfaction et Evaluation
Parmi nos formateurs
Financement de la formation
Vous êtes salarié(e) d’entreprise ? Vous pouvez vous faire financer votre formation par le plan de développement des compétences de votre entreprise (ex- plan de formation) :
Le plan de développement des compétences, c’est l’ensemble des actions de formation établi à l’initiative de l’employeur dans le cadre de la politique de ressources humaines de l’entreprise. Il est annuel et s’élabore généralement en fin d’année. D’après la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », l’action de formation est désormais définie comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». De nouvelles actions de formation font ainsi partie de cette définition comme : le tutorat, le coaching, l’AFEST, le MOOC, le mentoring…
Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par le plan de développement des compétences, quelle que soit la nature, la durée de leur contrat ou leur ancienneté.
L’OPCO gère, généralement, les dépenses liées aux coûts pédagogiques, rémunérations et allocations formation, transport, repas et hébergement. Suite à la réforme de la formation 2018, les missions des OPCO vont être redéfinies d’ici 2021.
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH/ formation pour plus d’informations sur les prises en charge possibles.
Si vous ne connaissez pas votre OPCO, vous pouvez vous rendre sur le site du ministère du travail en suivant ce lien.