L’Assistant formation est au cœur de la gestion quotidienne de la formation en entreprise. En relation directe avec les managers et collaborateurs, il doit être capable de répondre à toute demande tant sur le plan de développement des compétences que sur les obligations légales ou la logistique des formations.Le parcours « Être Assistant(e) formation » permet de maîtriser la gestion administrative et financière de la formation dans le respect de la législation récente et d’acquérir tous les outils et méthodes permettant de traiter efficacement toute situation quotidienne de formation.
Objectifs et compétences visées de la formation
Définir les évolutions réglementaires, les dispositifs ainsi que les modes de financement de la formationIdentifier les grandes phases de l'élaboration du plan de développement des compétencesRenseigner un tableau de bord de suivi budgétaire du planOrganiser la relation avec les prestataires de formation
Programme
E-Start
Vous vous engagez dans votre formation. Connectez-vous sur votre espace participant et complétez votre questionnaire préparatoire. Votre formateur reçoit vos objectifs de progrès.
Programme de cette formation
Législation de la formation continue : maîtriser sa mise en application (3 jours)
Déterminer les évolutions réglementaires de la formation professionnelle
Identifier les enjeux et acteurs
Les enjeux et objectifs du système de formation issu de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel
Les partenaires de l'entreprise et la gouvernance de la formation (opérateurs de compétences, organismes de formation, France compétences) : réglementation, rôle et missions
Qualité et formation : la certification des organismes de formation
Jeu pédagogique : retrouver les différents partenaires formation et définir leurs rôles et missions
Définir les évolutions des dispositifs
Schéma des dispositifs de formation
Le conseil en évolution professionnelle (CEP) : un rôle complémentaire
Jeu pédagogique : retrouver les différents partenaires formation et définir leurs rôles et missions
Définir les modes de financement de la formation professionnelle
Décrire les différentes contributions versées par l'entreprise
Contribution unique et sa répartition
Contributions complémentaires
Collecte des contributions formation et organisation de la période transitoire
Jeu pédagogique : identifier les différentes contributions versées par l'entreprise
Identifier le financement par l'entreprise : budget validé, versement volontaire ou obligations conventionnelles
Financement du plan de développement des compétences par le budget de l'entreprise
Obligations conventionnelles
Versement volontaire éventuel des entreprises vis-à-vis des opérateurs de compétences (OPCO)
Quiz : le financement du plan de développement des compétences par l'entreprise
Préciser les outils de gestion des compétences
Définir les évolutions relatives à la gestion des compétences
Evolution du cadre réglementaire : nouvelle définition de l'action de formation et conséquences pour l'entreprise
La notion de qualification et de certification professionnelle : impact sur le financement des actions
Jeu pédagogique : définition de l'action de formation, la certification professionnelle, la qualification
Décrire les caractéristiques des outils permettant la gestion des compétences
Bilan de compétences et VAE : dernières évolutions
Entretien professionnel obligatoire pour tous les salariés, état des lieux tous les six ans et pénalité
Quiz (roue digitale WheelDecide) : discuter des outils de gestion des compétences
Analyser les dispositifs de la formation professionnelle
Décrire les modalités du plan de développement des compétences
Obligations de l'employeur en matière de formation : apports des textes et de la jurisprudence
Du plan de formation vers le plan de développement des compétences : quelles différences ?
Nouvelle définition de l'action de formation : quels impacts pour le contenu du plan ?
Caractéristiques de l'AFEST et du e-learning
Distinction entre les actions de formation obligatoires et les autres actions du plan
Consultations obligatoires du CSE sur la formation : obligations, contenu des informations, calendrier
Statut du salarié en formation dans le cadre du plan
Jeu pédagogique « Info/intox » : valider ou corriger les affirmations énoncées sur la gestion du plan
Expliquer le compte personnel de formation (CPF)
Alimentation monétarisée et modalités de mise en œuvre
Actions éligibles au CPF pour les salariés
Gestion et financement au travers de la plateforme de la Caisse des dépôts et consignations
Mise en œuvre du CPF par le salarié : objectif, modalités et financement
Abondement du CPF, rôle de l’entreprise et des branches professionnelles
Peut-on encore articuler CPF et plan ?
Comment et quand communiquer sur le CPF ?
Quiz interactif : valider ou corriger en groupe les affirmations énoncées sur le CPF
Exercice pratique : élaborer un argumentaire pour expliquer le CPF co-construit aux salariés
Définir le CPF de transition
Principe et modalités de mise en œuvre
Conditions à remplir et procédure à suivre
Financement et coûts pris en charge par la commission interprofessionnelle régionale (CPIR ou Transition Pro)
Le salarié peut-il recourir au CPF de transition pour se reconvertir en interne ?
Jeu pédagogique (puzzle) : construire le schéma de la mise en œuvre du CPF de transition
Identifier les modes de mise en place et le financement de l'alternance
Définition, objectif, public et actions cibles : distinction entre contrat d'apprentissage et contrat de professionnalisation
Modalités de mise en œuvre et financement des contrats
Rôle des opérateurs de compétences dans la gestion des contrats en alternance
Critères de choix entre les deux contrats
Le recours à l'alternance pour les salariés CDI de l'entreprise ou PRO-A : caractéristiques et mise en oeuvre
Jeu pédagogique : les cartes de l'alternance
Kit ludique de synthèse
Plan de développement des compétences : optimiser sa gestion opérationnelle (2 jours)
Définir les étapes clés d'élaboration et gestion du plan de développement des compétences
Connaître les principales phases de l'élaboration du plan de développement des compétences
Comprendre la répartition des rôles entre les différents acteurs formation de l'entreprise
Repérer les missions possibles et compétences de l’assistant(e) dans son environnement entreprise
Jeu pédagogique : les grandes phases de l'élaboration du plan de développement des compétences
Mettre en oeuvre chaque étape de l'élaboration du plan
Etablir le plan : calendrier et acteurs
Recueillir les besoins de formation
Construire et élaborer un plan
Participer à l'arbitrage
Cas pratique : qui fait quoi dans mon entreprise ?
Préciser la communication à effectuer sur le plan
Contenu et préparation des documents obligatoires à remettre au CSE
Distinguer les données à remettre au CSE et les tableaux de bord internes du plan
Faire un retour du plan aux salariés
Brainstorming (mindmapping) : échanger sur les pratiques des participants et les pièges à éviter
Etablir le suivi du budget formation
Comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
Contenu du budget formation de son entreprise et rôle du chargé de formation dans sa gestion
Elaborer des tableaux de bord de suivi des coûts
Exercice pratique : renseigner un tableau de bord de suivi budgétaire du plan
Gérer la relation avec l’opérateur de compétences (OPCO)
Comprendre les nouvelles relations opérateur/entreprise selon la taille de cette dernière (moins de 50 salariés ou 50 salariés et plus)
Gérer le plan avec l’opérateur dans le cas d’un versement volontaire ou d'un versement conventionnel obligatoire
Quiz interactif : valider le vrai/faux de la relation opérateur/entreprise
Assurer les achats de formation et participer à la sélection des prestataires
Qualité en matière de formation : connaître les nouvelles règles d’achat
Se repérer sur le marché et sélectionner l’offre
Rédaction du cadre du cahier des charges/participation à l'appel d’offres
Gérer les relations avec les prestataires
Mise en situation : acheter une action de formation
Assurer la mise en œuvre et le suivi des actions de formation
Assurer la mise en œuvre de la formation interne et de l'AFEST dans l'entreprise
Gérer les formations internes : de l'inscription au paiement du prestataire
Mettre en œuvre les actions de formation en intra
Suivi administratif, logistique et archivage
Traiter les évaluations de chaque formation
Jeu pédagogique « Info/Intox » : valider ou corriger des affirmations sur le suivi des actions de formation
Assistant(e): les clés pour gérer efficacement les différentes problématiques de formation ? (1 jour)
Gérer la relation avec les prestataires de formation
Organiser la veille fournisseurs et repérer les prestataires intéressants
Comprendre les coûts formation pour mieux les négocier ou les contrôler
Gérer les problèmes rencontrés et comprendre leurs limites : demande de remboursement, demande de changement d’intervenants, problèmes générés par le distanciel, etc.
Gérer les mécontentements pendant ou après la formation : « entendre » le stagiaire, contacter le prestataire, trouver une solution et vérifier sa mise en application
Mise en situation :
Négocier avec son prestataire de formation
Recevoir et traiter le mécontentement d'un participant
Gérer la formation interne et sa mise en œuvre
Connaître les obligations de l’entreprise dans la mise en œuvre de formations en interne vis-à-vis des formateurs, des salariés et en matière d’archivage
Distinguer les actions de formation en situation de travail (AFEST), le tutorat de la formation interne : caractéristiques, mise en œuvre et gestion
Comprendre le rôle, les obligations et les difficultés des formateurs internes ou des formateurs/tuteurs
Animer efficacement le réseau de formateurs internes
Gérer les aspects logistiques de la formation interne et assurer le suivi
Mise en situation : à partir d'un cas concret, identifier les étapes essentielles de la gestion de la formation interne et les bons réflexes à avoir concernant la gestion des formateurs internes
Gérer l’absentéisme en formation et l’annulation des stages
Traiter les incidents : accidents, absentéisme, report
Répondre aux questions pratiques des salariés : conditions des déplacements, horaires…
Concilier fermeté et diplomatie
Mise en situation : traiter les différents cas d’absence de stagiaires et réagir face à une annulation
Traiter en parallèle le quotidien et les dysfonctionnements
Expliquer la nouvelle mise en œuvre du compte personnel de formation (CPF) à un salarié
Gérer les aspects logistiques de la formation et anticiper les problèmes
Traiter en urgence les cas de dysfonctionnement
Exercice pratique : jeu de questions/réponses
E-Coach
Votre parcours de formation se poursuit dans votre espace participant. Connectez-vous pour accéder aux ressources et faciliter la mise en œuvre de vos engagements dans votre contexte professionnel.
A qui s'adresse cette formation
Assistants formation - Assistants RH - Collaborateurs du service RH - Toute personne en charge de la formation
Pré-requis de la formation
Aucun prérequis n'est nécessaire
Les plus
Les points forts de cette formation sont :
Individualisation de la formation : il est fortement recommandé à chaque participant d'apporter ses documents (accord de branche, plan de développement des compétences…)
Tour d'horizon complet du dispositif de la formation professionnelle continue (FPC) permettant d'appréhender toutes les contraintes légales réglementaires et conventionnelles
Proposition d'outils opérationnels : modèle de tableaux de bord, plan, trame de présentation, attestations de formation
Moyens pédagogiques
Moyens pédagogiques
Dispositif de formation structuré autour du transfert des compétencesAcquisition des compétences opérationnelles par la pratique et l'expérimentationApprentissage collaboratif lors des moments synchronesParcours d'apprentissage en plusieurs temps pour permettre engagement, apprentissage et transfertFormation favorisant l'engagement du participant pour un meilleur ancrage des enseignements
Evaluation de la formation
Le parcours fera l'objet d'une évaluation des compétences donnant lieu à la délivrance d'un certificat Lefebvre-Dalloz.