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Fiscalité

TVA – La piste d’audit fiable : de nouvelles obligations pour les entreprises

La réglementation française, issue de la transposition de la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, avait introduit au 1er janvier 2013 des dispositions afin de développer l’accompagnement du processus de facturation d’une piste d’audit fiable.

Cette réforme a tout d’abord contribué à pérenniser l’existence de deux modalités de transmission de facture électronique préexistantes pour lesquelles la mise en œuvre d’une piste d’audit fiable n’est pas nécessaire :

  • les factures émises ou reçues en  mode EDI fiscal, c’est-à-dire les fichiers structurés (EDIFACT, XML GS1, etc.) accompagnés de listes récapitulatives et de fichiers de partenaires ;
  • les factures électroniques signées à l’aide d’une signature électronique RGS 2 étoiles.

En revanche, les factures émises ou reçues en mode EDI non fiscal (générées  à seule fin d’intégration dans les applications comptables sans pour autant respecter les contraintes de l’EDI fiscal) ainsi que les factures signées à l’aide d’une signature RGS 1 étoile, restent dans le champs de la réforme et nécessitent la mise en œuvre d’une piste d’audit fiable.

La réforme de 2013 avait également introduit une extension des possibilités de choix de facturation pour les entreprises. En effet, l’article 289 VI du CGI dispose désormais que « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ».
Dès lors, les entreprises n’avaient plus l’obligation d’utiliser des fichiers structurés ou des factures électroniques signées pour transmettre des factures.

Néanmoins, le texte, tel qu’issu de la réforme, subordonne cette liberté de choix à la réalisation de contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou prestations de services.

En ce sens, le texte qui a introduit la réforme, a élaboré des obligations à l’égard des entreprises, quel que soit le mode de facturation retenu, afin de garantir la piste d’audit fiable


1. la première obligation est le recensement des flux de facturation clients et fournisseurs

En effet, l’ensemble des documents commerciaux précédant et justifiant la facturation (contrats, devis, bons de commande, etc.) ainsi que les documents juridiques attestant du règlement (avis de virement et relevé bancaire) doivent pouvoir être identifiés ;
 
2. la deuxième obligation consiste dans l’archivage de l’ensemble de ces documents

Lorsque coexistent différents formats d’archivage (format papier pour les contrats par exemple alors que pour les bons de commande, le format pourra être électronique), il conviendra d’appliquer une forme analogue , c’est-à-dire un archivage sous format papier des documents qui ont été élaborés initialement sous cette forme et inversement.
Il ne semble pas que l’Administration puisse imposer une numérisation systématique des documents papiers originaux. Si tel était néanmoins le cas, cette prérogative serait appréciée par l’Administration compte tenu de la taille et des capacités de l’entreprise.

3. enfin, la troisième obligation résulte dans la réalisation de tests permanents et documentés

Celle-ci devra être matérialisée par la mise en œuvre de contrôles internes par l’entreprise en vue d’une possible vérification de comptabilité. La fréquence de ces tests internes dépendra de plusieurs critères, notamment la taille de l'entreprise, la volumétrie de factures émises et reçues, l’importance du département informatique et les éventuels manquements aux règles nouvellement applicables.
 
L’Administration pourra enfin requérir à des fins explicatives (c’est-à-dire en dehors de tout processus de contrôle et de vérification de comptabilité) des grandes entreprises la constitution d’un procès-verbal de restitution mentionnant les tests réalisés, la méthode appliquée, les erreurs et remèdes apportés.
 

Pour en savoir plus :