Déduction de la TVA sur les frais de mission engagés en France : quelles sont les règles ?

Les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites pour permettre la récupération de la TVA

La TVA grevant la dépense n’est déductible par l’entreprise qui l’a engagée que dans la mesure où :

• cette dépense est utilisée pour la réalisation d’opérations imposables ouvrant droit à déduction (article 271 II 1 du Code Général des Impôts (CGI)) ;

• la dépense n’est pas utilisée, intégralement ou pour plus de 90%, à des fins privées par les salariés de l’entreprise ou ses dirigeants ;

• votre entreprise est en possession de la facture originale établie à son nom (et non pas au nom et à l’adresse du membre du personnel) par le fournisseur du bien ou le prestataire de services. Cette facture doit comporter les mentions obligatoires prévues à l’article 242 nonies A I de l’annexe II au CGI et, notamment, le nom complet et l’adresse du fournisseur ou du prestataire et de son client, le numéro d’identification à la TVA du fournisseur ou prestataire, le prix hors taxe du bien ou du service, le taux et le montant de TVA ;

• et votre entreprise est en mesure de justifier qu’elle a procédé au règlement de l’intégralité du prix facturé (règlement direct ou remboursement de la totalité de la dépense au membre du personnel).

Les frais de mission engagés ne doivent pas, par nature, être exclus du droit à déduction

Attention : même si les conditions générales du droit à déduction exposées ci-avant sont satisfaites, certains frais de mission spécifiques sont, par nature, exclus du droit à déduction. Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses.

Par ailleurs, le formalisme des factures relatives à certains frais a été assoupli par l’administration fiscale.

Sont examinés, ci-après, les règles applicables aux frais de mission les plus courants.

• Hébergement - Hôtel :

La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise.

En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.

Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de mini bar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.

• Restauration, spectacles, réceptions :

La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise.

En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 140).

• Transport de personnes :

La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.

• Location et entretien de véhicules :

La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ».

N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations, ci-après, lorsqu’elles portent sur des véhicules de tourisme: location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (cf. BOI-TVA-DED-30-30-70-20120912 §§ 1 à 20).

En revanche, la TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou «entreprise »…) est déductible (cf. BOI-TVA-DED-30-30-20-20131118 § 20).

• Carburants :

La taxe grevant l’achat d’essence n’est jamais déductible.

La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible.

S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible.

Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.

• Péages :

La TVA relative à ces dépenses est déductible.

Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c'est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 §§ 80 à 120).

Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).

Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.

Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.

• Parking :

La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.

A titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (cf. BOI-TVA-DED-40-40-20120912 § 30) ou à proximité (cf. Rep. Anthié, Sen. 16 septembre 1993, p 1639 n° 1562).

A noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (cf. BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20-20131018 § 120).

• Dépenses de téléphonie :

La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible.

Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l’entreprise qu'à la condition que la facture soit libellée au nom et à l'adresse de celle-ci et non pas au nom et l'adresse du salarié. Notons, qu'à titre pratique, le nom du salarié peut également apparaître sur la facture dans la mesure où le nom et l'adresse de la société y figurent également.

Conclusion

Si les frais exposés par les membres du personnel de votre entreprise satisfont l’ensemble des conditions exposées ci-dessus et ne sont pas exclus, par nature, du droit à déduction, rien ne s’oppose à ce que votre entreprise procède à la déduction de la TVA y afférente.

Pour répondre à des exigences pratiques relatives à certains frais, un allègement du formalisme exigé pour les factures a même été prévu par l’administration fiscale.

Dans l’éventualité où votre entreprise aurait omis de procéder à la déduction de la TVA grevant certains frais qui répondent pourtant à l’ensemble des critères précités, il lui est possible de réparer cette omission en constatant en comptabilité le complément de taxe récupérable et en le faisant ressortir distinctement sur l'une de ses déclarations de TVA déposée avant la fin de la deuxième année suivant celle de la naissance des droits à déduction (article 208 de l'annexe II au CGI).

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