Comptabilité

Quelques fonctions peu connues du logiciel Excel

Excel

La maîtrise du logiciel Excel est importante en cabinet d'expertise comptable comme en entreprise. Très souvent utilisé dans le cadre de reportings sans logiciel dédié ou pour la personnalisation des tableaux de bord, sa maîtrise permet de limiter les erreurs.

Parfois, les fonctions peu connues du logiciel permettent tout simplement de gagner du temps, par exemple dans la création d'un mailing de groupe ou la création d'un échéancier.

Excel permet aussi, aux côtés de Power BI, de faciliter l'analyse des données.

La fonction JOINDRE.TEXTE pour les mailings de groupe

La formule permet de joindre du texte avec un même séparateur qu'il suffit ensuite de copier. Pour obtenir ce résultat pour des adresses email, il faut disposer d'une liste avec une adresse mail par case dans un fichier Excel.

Il devient alors possible de créer des groupes sans saisir ou copier les adresses une par une. La fonction existe sur Excel 2019 et Office 365.

La formule est la suivante : JOINDRE.TEXTE(séparateur; ignorer_vide; texte1; [texte2]; …)

Le séparateur peut être une virgule ou un point-virgule indiqué par "," ou ";".

Ignorer_vide permet de ne pas tenir compte des cellules vides lorsque la valeur renseignée dans la formule est VRAI.

La dernière partie de la formule donne les cellules à prendre en compte, une par une ou via une liste de cellules de type A1 : A100 par exemple.

On obtient ainsi la formule suivante, =JOINDRE.TEXTE(", ";VRAI;A1:A100) lorsque le séparateur est une virgule.

Le remplissage instantané et les touches CTRL + E

La fonction de remplissage instantané d'Excel peut être très pratique pour ne pas avoir à ressaisir les noms et prénoms, les adresses etc. qui figurent déjà dans d'autres cellules.

Pour l'activer, il suffit d'utiliser les touches CTRL + E après avoir rempli quelques lignes pour fournir un exemple de données au logiciel.

Le graphique sparkline ou les icônes dans un tableau de données

Ces petits graphiques insérés dans une cellule permettent de faciliter la lecture d'un tableau de données. Ils permettent d'afficher des tendances sous forme de courbes ou d'histogrammes dans une cellule. 

Le graphique se calcule à partir des données sélectionnées par l'utilisateur, par exemple les cases qui précèdent.

Il suffit de sélectionner insertion puis graphiques sparkline dans Excel. Après avoir choisi le type de mini graphique qui doit apparaître dans la cellule, il suffit de sélectionner les cellules à utiliser et de valider. Le mini graphique apparaît et donne la tendance.

Les icônes peuvent permettre de faire apparaître des variations avec une icône de couleur qui apparaît dans la cellule en fonction de règles prédéfinies (augmentation, diminution etc.).

L'activation des icônes passe par la mise en forme conditionnelle et la gestion des règles.

La détection des erreurs dans les tableurs

Le logiciel Excel dispose d'un outil de vérification des erreurs dans les formules. Cette fonction se traduit généralement par un petit triangle vert dans un coin de la cellule.

Il est possible d'activer ou de désactiver cette fonction, de changer la couleur et de définir les règles de vérification des erreurs.

Le chemin d'accès est le suivant : Fichier /  Options / Formules.

Utiliser la fonction SI pour faire apparaître un résultat

La fonction SI est souvent utilisée pour réaliser des opérations. Elle peut aussi être utilisée pour faire apparaître un résultat ou une donnée dans un tableau.

Excel peut alors effectuer des comparaisons, vérifier un cumul ou la donnée d'une cellule et indiquer si le résultat est acceptable ou non. Il peut indiquer "ok", "acceptable", "budget dépassé" ou tout autre terme choisi par l'utilisateur et qui permettra de repérer rapidement les anomalies et de les traiter.

La formule pourra être la suivante pour la différence entre deux cellules :

= SI((B1-C1)>=0;"OK";"BUDGET DÉPASSÉ")

Créer un échéancier avec Excel : les fonctions relatives aux dates

Excel peut calculer le nombre de jours ou de mois qui restent entre une date de commande et une date de livraison. C'est la fonction DATEDIF qui le permet.

Pour obtenir ce résultat, il suffit d'indiquer les dates de début et les dates de fin dans deux cellules différentes et d'insérer la formule =DATEDIF(Date_début;Date_Fin;"D") dans la troisième cellule.

Exemple, on souhaite connaître le nombre de jours entre les dates des cellules D (début) et E (fin). La formule sera la suivante : 

=DATEDIF(D1;E1;"D").

D désigne le nombre de jours et peut être remplacé par "M", le nombre de mois ou "Y" pour le nombre d'années.

 

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