Mise en place du télétravail : modalités légales et bonnes pratiques managériales

Dans un communiqué du 5 octobre 2020, le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion a demandé aux entreprises situées en zone d’alerte maximale « d’intensifier le recours au télétravail ». Retour sur ses modalités et sa mise en pratique.

Bénéficier d’un accord de branche ou de circonstances exceptionnelles

En temps normal, trois modalités permettent la mise en place du télétravail : un accord collectif, une charte rédigée par l’employeur, ou un accord écrit entre l’employeur et son salarié.

Cependant, le Code du travail, en son article L. 1122-11, permet de l’instaurer sans accord préalable du salarié dans certains cas précis. Il dispose notamment qu’« en cas de circonstances exceptionnelles notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Le télétravailleur doit alors disposer d’un cadre défini, notamment :

• de plages horaires définies ;
• d’un ordinateur et d’outils de travail mis à disposition par l’employeur ;
• être averti si l’employeur met en place un système de contrôle.

Conformément à l’article L. 1222-9 du code du travail, le salarié en télétravail a les mêmes droits que celui qui exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Il dispose ainsi des mêmes avantages tels que les tickets restaurants, la mutuelle d’entreprise ou encore les droits à la formation.

Pas d’obligation d’indemnisation pour l’employeur

L’employeur n’a pas d’obligation d’indemnisation du télétravail, ni des frais qui y sont liés, sauf lorsqu’un accord de branche ou le contrat de travail l’ont prévu en amont.

En revanche, s’il souhaite indemniser son salarié, il peut demander une exonération de cotisations et contributions sociales sur ces indemnités, dans la limite d’un certain montant mensuel par collaborateur. Ce dernier correspond à une allocation forfaitaire de 10 € par jour de la semaine télétravaillé ; elle est réputée « utilisée conformément à son objet » et ne nécessite pas de justificatif. Au-delà de ce montant, l’exonération de charges pourra être admise si elle est justifiée par la remise de factures attestant la réalité des dépenses supportées par le salarié.

Les clés d’un bon management à distance

Passée l’étape de la mise en place, vient celle de l’organisation managériale. Pour y faire face, quelques bonnes pratiques peuvent faciliter sa mise en place :

• Fixer des objectifs SMART. Pour mesurer la performance de ses équipes et s’assurer que les tâches soient menées à bien, rien ne sert d’avoir recourt au micro-management – véritable ennemi de l’efficacité. La méthode SMART, théorisée pour la première fois en 1981 George T. Doran dans « Management Review », suggère ainsi de fixer des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. En cas de grosses missions, il peut être utile de découper celles-ci en sous-tâches pour pouvoir réaliser un suivi efficace.

• Organiser des reportings réguliers. Afin de pouvoir suivre l’avancement des projets, il est intéressant de demander aux équipes de faire un reporting de leurs actions. Sans être trop chronophage, un e-mail hebdomadaire pourra permettre au manager d’avoir une bonne vision du travail de son équipe, comme de l’avancement des projets de l’entreprise.

• Garder le contact pour maintenir une cohésion d’équipe. Au-delà de la relation professionnelle à proprement parler, la période de crise sanitaire a supprimé de nombreux moments d’échanges plus informels nécessaires à la vie de l’entreprise. Des questions à un collègue aux échanges autour de la machine à café, la suppression de ces moments n’est pas anodine. Il tient alors à chacun de continuer à trouver une place pour ces échanges, à différents niveaux.

Quoi qu’il arrive, la technologie et les outils de communication sont les meilleurs alliés du management 2021. Il tient à chaque équipe de découvrir ceux qui lui sont les plus adaptés (logiciels de chat, outil de suivi de projet, visioconférence…), les implémenter, et s’assurer que chacun y trouve son équilibre.