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Comptabilité

L’automatisation de la production comptable au sein des cabinets d’expertise comptable

L’automatisation de la production comptable au sein des cabinets d’expertise comptable

Les experts comptables, au fil des réformes et des évolutions, ont toujours su s’adapter. Toutefois, la transformation digitale qui s’opère vient bouleverser tous les usages de la profession.

 

Les cabinets ne travailleront plus à faire principalement du déclaratif 

Il va falloir adapter les process actuels de production, repenser le projet du cabinet avec une vraie stratégie d’entreprise, et développer l’offre avec de nouvelles missions tout en tenant compte de l’humain notamment sur la montée en compétence des collaborateurs et le recrutement.

La branche professionnelle des experts-comptables et commissaires aux comptes a étudié la maturité digitale de la profession : il en ressort un score de 2/5. Les cabinets ont donc bien entamé la transition numérique mais ils ne sont pas encore arrivés au bout de cette automatisation.

 

La transformation digitale n’est pas qu’une simple histoire de nouveaux outils au sein du cabinet mais bien un projet de digitalisation à conduire :

  • Le client doit être placé au centre du processus de digitalisation comptable : il veut à présent interagir immédiatement avec son expert-comptable.
  • Le cloud change la donne : le cabinet utilise plusieurs logiciels en fonction de ses besoins et de la typologie des clients.  Il permet d’avoir accès à un moindre coût à des technologies de pointe, un logiciel est utilisé dorénavant en tant que services.
  • Les nouvelles générations de logiciels se développement : certaines à destination de différentes cibles (associations, professions libérales...), d’autres ont des fonctionnalités spécifiques intégrées (OCR, messageries intégrées…) et une plus ou moins grande opérabilité avec les autres outils.
  • Le gain en productivité dégagé pour le cabinet grâce à ces nouveaux outils lui permet de se consacrer à de nouvelles missions à plus forte valeur ajoutée.
  • L’interopérabilité est un critère très important dans le choix d’une solution : il est nécessaire de choisir des logiciels ouverts qui communiquent entre eux. Et l’application doit être compatible avec les usages actuels, c’est-à-dire accessible depuis un smartphone.

 

Transformer le temps « humain » en temps machine est ainsi le principal objectif de l’automatisation de la production comptable afin de réduire les coûts et les erreurs de traitement. Les travaux qui peuvent ainsi être automatisés présentent les principales caractéristiques suivantes :

  • Répétition de la tâche
  • Tâches ressenties comme « ingrates » par la personne qui les fait
  • Tâches qui nécessitent une main d’œuvre importante mais qui génèrent peu de valeur ajoutée pour le client
  • Marché concurrentiel (apparition des cabinets en ligne low cost, acteurs externes qui proposent ces services gratuitement)
  • Existence d’outils permettant l’automatisation des process pour le cabinet

L’automatisation de la production comptable permet d’aller vers des informations financières de qualité pour le client, disponibles en continu et en temps réel. Le cabinet doit avoir une approche plus orientée vers le futur, pour un meilleur accompagnement du client, que sur l’historique.  Le process de production comptable peut être automatisé dès la collecte des données jusqu’à la restitution aux parties prenantes.

Quelques exemples de traitements automatisés :

  • Imputation comptable des factures numérisées
  • Intégration des opérations à partir des espaces collecteurs fournisseurs
  • Récupération des écritures de paie
  • Intégration des flux bancaires
  • Lettrage automatique
  • Déclarations préremplies (TVA, liasse…)

Au-delà ces traitements automatiques, l’automatisation permet d’effectuer des suivis et des analyses des flux par l’outil, tels que des tableaux de bords interactifs, des indicateurs de suivi d’activité, des reportings en temps réel…

 

 

En dernier lieu, l’embarquement des équipes est la clé de voute de la réussite du projet d’automatisation de la production comptable au risque de conduire le projet du cabinet à l’échec.

Au préalable à la mise en œuvre du projet, il est donc nécessaire de bien préparer le projet en amont, de bien paramétrer l’outil pour assurer la fiabilisation des données et d’accompagner la transformation aussi bien en interne qu’en externe.

 

Les facteurs clés de succès du projet de digitalisation

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