Droit des affaires

L’AFA publie un guide sur les cadeaux et invitations

L’Agence Française Anticorruption vient de publier un guide qui propose aux entreprises des pistes pour mettre en œuvre une politique de gestion des cadeaux.

 

Les risques liés aux cadeaux et invitations

Les cadeaux et invitations participent de la vie normale des affaires.

Ils peuvent toutefois, dans certaines circonstances, faire soupçonner l’existence d’une contrepartie ; auquel cas, l’entreprise est exposée à un risque pénal, puisque ces cadeaux peuvent caractériser des actes de corruption ou de trafic d’influence.

C’est le cas lorsque l’offre ou l’acceptation d’un cadeau a pour finalité de déterminer l’accomplissement (ou le non-accomplissement) d’un acte par une personne, en méconnaissance de ses obligations légales, contractuelles ou professionnelles.

 

L’élaboration de la politique cadeaux

Cohérence avec la cartographie des risques.

Dans sa cartographie des risques, l’organisation identifie et évalue le risque de corruption que représentent pour elle les offres, sollicitations ou acceptations de cadeaux et invitations au regard notamment de ses activités, de son implantation géographique et des processus ou fonctions à risque.

La politique cadeaux et invitations est ainsi déterminée en cohérence avec cette cartographie.

 

Déterminer les personnes concernées.

La politique cadeaux et invitations a vocation à s’appliquer à l’ensemble des personnes exerçant leurs fonctions au sein de l’organisation.

À noter. Les règles peuvent toutefois varier en considération des processus ou des fonctions exercées. Par exemple, des règles plus strictes peuvent être prévues pour la fonction achats.

Elle peut également, par voie contractuelle, s’appliquer à des tiers (fournisseurs, intermédiaires, etc.).

 

Définir les règles d’offre ou d’acceptation des cadeaux.

Dès lors que l’organisation fait le choix de ne pas interdire les cadeaux et invitations, elle fixe des règles permettant de maîtriser son risque de corruption ; celles-ci doivent être suffisamment précises et illustrées d’exemples pertinents pour être comprises des personnes auxquelles elles s’appliquent.

Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

  • la finalité du cadeau : l’offre ne doit pas être faite en vue de déterminer l’accomplissement (ou le non-accomplissement) d’un acte ;
  • la valeur du cadeau : l’entreprise peut ou non fixer un seuil (ou une fourchette) ;
  • la fréquence : l’entreprise peut prévoir des règles tendant à limiter la récurrence.

Sur le plan de la procédure, l’organisation peut laisser à la discrétion de toute personne la décision d’accepter ou de refuser un cadeau ou une invitation. Alternativement, elle peut prévoir que l’offre ne peut être acceptée qu’après l’autorisation du supérieur hiérarchique ou de toute autre personne désignée à cet effet.

 

Quelques exemples de bonnes pratiques. Prévoir que certains cadeaux soient reversés à des œuvres caritatives ou partagés entre les collaborateurs d’un service ; inciter toute personne à qui un cadeau est proposé de se poser certaines questions (Serais-je embarrassé si mon entourage professionnel apprenait que je l’ai reçu ? Prendrais-je la même décision si je n’acceptais pas le cadeau ? ...).

 

La mise en œuvre de la politique cadeaux

L’entreprise doit communiquer par tous moyens sa politique.

Elle forme les collaborateurs les plus exposés au risque de corruption (ceux ayant une délégation de pouvoir ou de signature et les acheteurs).

Conseil. Il convient d’intégrer dans les formations proposées des cas pratiques et des mises en situation.

 

Pour s’assurer de l’efficacité de sa politique. 

L’organisation met en œuvre un dispositif de contrôle pouvant comprendre plusieurs niveaux : hiérarchique, comptable, audit interne, etc.

 

Compte tenu des risques pénaux encourus, il est vivement conseillé de mettre en place une procédure claire sur les cadeaux et invitations. Formez les collaborateurs concernés, en particulier ceux qui sont les plus exposés (acheteurs et commerciaux) et diffusez largement cette procédure dans l’organisation ; pensez également à inviter vos fournisseurs à respecter ces règles.

 

Article rédigé par Madame Martine Monzo, Expert-comptable diplômée 

La lettre Alertes & Conseils Gestion Finance éditée par les Editions FRANCIS LEFEBVRE, octobre 2020.